เอกสารแบ่งเป็น 3 ประเภท ได้แก่
1. หนังสือเข้า คือเอกสารที่ได้รับจากภายนอก
2. หนังสือออก คือเอกสารที่หน่วยงานทำขึ้นแล้วส่งออกไปภายนอก
3. หนังสือติดต่อภายใน คือเอกสารที่ใช้ติดต่อกันภายในหน่วยงาน
เอกสารทางธุรกิจ มี 2 แบบ คือแบบจดหมาย และแบบฟอร์ม ได้แก่
1. เอกสารการซื้อขายสินค้า หรือที่เรียกว่า เอกสารการค้า เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบลดหนี้ ใบรับคืนสินค้า เป็นต้น
2. เอกสารการเครดิตและการเงิน เช่น เช็ค ตั๋วแลกเงิน บัตรเครดิต หนังสือค้ำประกัน เป็นต้น
3. เอกสารประกันภัย เช่น กรมธรรม์ประกันภัย
4. เอกสารการขนส่ง เช่น ใบตราส่งสินค้า ใบสั่งปล่อยสินค้า บัญชีสินค้าในเรือ เป็นต้น
5. เอกสารการนำเข้าและการส่งออก เช่น ใบตราส่ง ใบขนขาเข้า ใบกำกับหีบห่อสินค้า ใบขนขาออกเป็นต้น
นอกจากนี้ยังมีเอกสารอื่น ๆ ที่ใช้ในการวางแผน ควบคุม ตรวจสอบ รายงาน ของธุรกิจ เช่น สัญญา กฎ ระเบียบ คำสั่ง รายงาน คู่มือปฏิบัติงาน จดหมายธุรกิจ สถิติ งานวิจัย นิตยสาร แคตตาล็อก ทะเบียนบุคคล เป็นต้น
หนังสือราชการ มีด้วยกัน 6 ประเภท แต่ในบทความนี้จะไม่ขอพูดถึง ขอยกไปไว้บทความหน้าค่ะ
วงจรของเอกสาร มีดังนี้
การเก็บเอกสารแยกตามประเภท หมวดหมู่ เป็นระเบียบ ช่วยให้สืบค้นเอกสารได้ง่าย เอกสารไม่ชำรุดเสียหาย สะดวกในการนำมาใช้งาน เมื่อมีเอกสารหายไปก็ทำให้สามารถทราบได้ว่าอะไรหายไปบ้าง นอกจากนี้หลักการเดียวกันนี้ยังใช้กับการจัดเก็บอย่างอื่นได้ ไม่ว่าจะเป็นของสะสม หนังสือ หรือการจัดการไฟล์บนคอมพิวเตอร์ก็ตาม
ระบบการเก็บเอกสาร
1. การเก็บตามลำดับตัวอักษร นิยมใช้กับเอกสารทุกประเภท เรียงตามพยัญชนะ
2. การเก็บตามชื่อภูมิศาสตร์ นิยมใช้กับธุรกิจที่มีสาขา หรือหน่วยงานที่อยู่ที่ต่าง ๆ โดยเก็บตามชื่อคน หรือชื่อสถานที่ และเรียงเป็นหมวดหมู่
3. การเก็บตามหัวข้อเรื่องหรือชื่อเรื่อง แล้วเรียงตามหมวดหมู่ หรือประเภท
4. การเก็บตามตัวเลข โดยใช้ตัวเลขแทนชื่อเรื่อง แล้วเรียงจากน้อยไปมาก
5. การเก็บตามวันที่ในปีปฏิทิน
6. การเก็บตามสี โดยแบ่งหมวดหมู่ตามสี
ลำดับตัวอักษรไทย
พยัญชนะ ก - ฮ
สระ ะ ั า ำ ิ ี ึ ื ุ ู เ แ โ ใ ไ
วรรณยุกต์ ็ ่ ้ ๊ ๋ ์
ลองนำไปปรับใช้กันดูค่ะ เดี๋ยวนี้ไม่ค่อยมีการเก็บเอกสารแบบกระดาษกันมากนักนิยมเก็บในรูปของไฟล์ การเก็บเอกสารในตู้เหล็ก และมีการนำบัตรนำ บัตรหลัก แยกตัวอักษร ก็ไม่ค่อยมีให้เห็นกันแล้ว แต่หลักการเหล่านี้ยังสามารถนำไปใช้กับเรื่องอื่น ๆ ได้เพื่อช่วยในการเก็บเอกสารต่าง ๆ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น